Telemunca sau digitalizarea, doua dintre principalele tendinte care se manifestau anterior COVID-19, dar care au accelerat in ultimul an, atrag o multitudine de provocari la nivelul politicilor de resurse umane, atat pentru angajat, cat si pentru angajator.

”Dincolo de preocuparea constanta de a asigura continuarea afacerii, in noua realitate, doua notiuni au fost centrale pe agenda angajatorilor in 2020: preocuparea pentru sanatatea angajatilor si organizarea muncii la distanta”, a declarat Anda Rojanschi, Partener D&B David si Baias, in cadrul webinarului ”Munca viitorului. Provocari & solutii”, organizat de PwC Romania.

Iar daca ne gandim la perioada urmatoare, observam ca circa 80% dintre companii au luat o decizie sau analizeaza perspectiva permanentizarii telemuncii, potrivit unui sondaj realizat de PwC Romania.

”Si inainte de pandemie se vorbea despre munca de acasa si de flexibilitatea muncii, dar erau considerate beneficii importante pentru brandul angajatorilor din anumite industrii, mai ales al celor care se orientau catre generatiile mai tinere. O data cu pandemia, acolo unde a fost posibil, munca de acasa a devenit obligatorie si chiar a dus la mentinerea sau cresterea productivitatii. Intrebarea este cu ce pret a crescut aceasta productivitate si cat poate sa dureze. Sunt motive pentru care angajatii au fost mai eficienti: reducerea timpului de transport, de socializare, dar aceasta a creat si o problema, transformandu-se intr-o oboseala acutizata”, a spus Oana Munteanu, Director People & Organisation PwC Romania. Potrivit Oanei Munteanu ”aceasta presiune i-a afectat mai degraba pe cei foarte performanti care reprezinta cam 20-30% dintre angajati si pe care companiile si-i doresc cel mai mut”.

Pe termen lung, modul de lucru trebuie regandit, la fel si pachetele de recompensare, care ar trebuie sa fie mult personalizate pentru a raspunde nevoilor tuturor angajatilor. Un studiu realizat de PwC la nivel global, prin intermediul social media, arata ca 55% dintre angajati isi doresc de la angajator timp liber neintrerupt, sprijin pentru gestionarea stresului, beneficii pentru ingrijirea copiilor si facilitarea socializarii.

Exista si alte provocari. ”Telemunca a venit cu serie de riscuri noi, care nu au fost pana acum pe agenda departamentului de sanatate si securitate in munca, sau cu exacerbarea unor riscuri existente. Va dau doua exemple: sanatatea mintala (gestionarea stresului, riscul de ”burnout”) si cresterea riscului de dezvoltare a afectiunilor musculo-scheletale. Din aceasta perspectiva, initiativele angajatorilor pentru mentinerea starii de bine a angajatilor se pot transforma chiar in obligatii pentru acestia. Trebuie sa existe o evaluare a riscurilor legate de telemunca facuta de specialistii in sanatate si securitate in munca, iar in functie de aceasta evaluare medicul de medicina muncii poate propune masuri de preventie”, spune Ioana Cercel, avocat D&B David si Baias SCA.

”Munca la distanta nu este o chestiune logistica, ci necesita regandirea in substanta a modului de lucru, a rolurilor, a interactiunilor la nivel de echipa si organizatie, astfel incat impactul sa fie pozitiv atat asupra productivitatii imediate, cat si asupra starii de bine a angajatilor sau culturii organizationale, in general. Companiile trebuie sa faca adevarate exercitii de imaginatie si sa creeze scenarii legate de cine, unde, cand si cum va lucra, nu doar pentru a adapta spatiile si instrumentele de lucru, dar si pentru a defini pachetele adecvate de compensatii si beneficii”, mai spune Oana Munteanu.

Atunci cand iau decizia de a permanentiza munca la distanta sau de a permite munca de oriunde, angajatorii trebuie sa aiba in vedere limitarile pe care le implica din punct de vedere juridic si fiscal, deoarece in prezent legea nu corespunde nevoilor angajatilor si angajatorilor.

Astfel, cand alege locul din care isi desfasoara activitatea, angajatul trebuie sa ia in considerare riscul producerii unor accidente de munca, aspect cu privire la care legislatia actuala nu ofera solutii specifice. Acest lucru este valabil cu atat mai mult pentru lucrul din alte state. ”Daca apare un accident de munca pe perioada in care angajatul isi desfasoara activitatea din alta tara, va fi destul de dificil de gestionat de catre serviciul de SSM si se va pune problema: cum este asigurat angajatul? Ar fi bine ca aceste situatii potentiale sa fie abordate si sa aiba solutii inainte de a le permite angajatilor sa-si desfasoare activitatea dintr-un alt stat”, precizeaza Ioana Cercel, Ioana Cercel, avocat D&B David si Baias SCA.

Mobilitatea angajatilor poate da nastere unor obligatii fiscale, de securitate sociala atat pentru angajat, cat si pentru angajator.

”In contextul in care angajatul solicita sa lucreze de oriunde, angajatorii trebuie sa aiba in vedere trei elemente si anume: o analiza a tuturor implicatiilor pe care le presupune desfasurarea muncii in alt stat si o estimare a costurilor, pentru ca pot ajunge la costuri mult mai mari, o politica de mobilitate in care sa statueze drepturile si obligatiile in teritoriile respective si o retea de mobilitate: resurse umane, tehnologii de monitorizare in tarile unde lucreaza, pentru ca acestea ajuta companiile sa determine implicatiile fiscale, de securitate si imigrationiste”, a aratat Irina Nistor, Director Global Mobility, PwC Romania.

Din perspectiva regulilor de impozitare internationala, impozitele se platesc acolo unde se creeaza valoarea, care sunt cel mai adesea locurile in care se gasesc oamenii. Desi numeroase state au adoptat linii directoare privind situatiile create de restrictionarea mobilitatii, Romania nu are inca o pozitie clara in aceasta privinta.

”In cazul muncii dintr-un alt stat, locul de unde se lucreaza poate fi considerat un sediu fix pentru angajator, care poate determina un sediu permanent al acestuia. In aceasta perioada de restrictii, statele membre OCDE au acordat circumstante atenuante pentru angajatii care lucreaza in alte state, neconsiderand ca genereaza un sediu permanent. Romania insa nu este membru OCDE si nu a adoptat nicio pozitie in ceea ce priveste notiunea de sediu permanent, in contextul specific al restrictiilor de mobilitate din aceasta perioada. In practica pot aparea intrebari pe aceasta tema si trebuie analizat fiecare caz in parte”, a aratat Iulian Panfiloiu, Senior Manager PwC Romania.

Referitor la tehnologiile de monitorizare a angajatilor, o tema mult discutata in ultimul an, Daniel Vinerean, avocat D&B David si Baias, a aratat ca angajatorul are dreptul de a verifica activitatea salariatului conform legislatiei privind telemunca, dar cu respectarea anumitor conditii impuse de legislatia aplicabila in domeniul protectiei datelor cu caracter personal. De altfel, nevoia protejarii datelor in contextul muncii de la distanta reprezinta o provocare pentru angajatori.

”In cazul muncii de la distanta pot aparea numeroase probleme legate de necesitatea asigurarii confidentialitatii datelor utilizate de angajati cu ocazia indeplinirii sarcinilor de serviciu. Cand aceste date sunt date cu caracter personal, lucrurile sunt si mai complicate. Responsabilitatea prelucrarii datelor cu caracter personal apartine atat angajatorului cat si angajatilor. Daca angajatorul trebuie sa puna la dispozitia angajatilor dispozitive si metode sigure de comunicare, angajatii trebuie sa actioneze responsabil atunci cand lucreaza de la distanta. Este in sarcina angajatorului sa asigure angajatilor dispozitive pe care sunt instalate mijloace adecvate de protectie. Cu toate acestea, angajatii ar trebui la randul lor sa fie constienti ca nu pot utiliza conexiuni la internet nesecurizate, ca nu pot imprima documente de serviciu in locuri publice sau aglomerate si ca nu pot avea discutii legate de sarcinile de serviciu in locuri in care accesul unor persoane straine nu poate fi controlat. Este un efort comun, dar care, corect statuat la nivel intern, inclusiv prin proceduri clare si prin instruire temeinica, poate sa asigure o protectie adecvata a datelor cu caracter personal in cazul muncii de la distanta”, a mai spus Daniel Vinerean.

In final ”telemunca duce la construirea unui nou contract intre angajat si angajator, a unui nou tip de incredere si fiecare parte trebuie sa-si exercite drepturile cu buna credinta. In acest spirit, Comisia Europeana a initiat reglementarea dreptul angajatului la deconectare, existand in acelasi timp si dreptul angajatorului de a monitoriza activitatea angajatului la distanta”, a concluzionat Anda Rojanschi.

Declaratiile au fost facute in cadrul webinarului ”Munca viitorului. Provocari & solutii”, organizat de PwC Romania si D&B David si Baias pe 4 Martie. La eveniment au participat Anda Rojanschi, Partener, D&B David si Baias, Irina Nistor, Director, Global Mobility PwC Romania, Oana Munteanu, Director, People & Organization PwC Romania, Ioana Cercel, Avocat Senior Coordonator D&B David si Baias, Daniel Vinerean, Avocat Senior D&B David si Baias, Iulian Panfiloiu, Senior Manager PwC Romania si Madalina Pasca, Manager, People & Organization PwC Romania.