Cum recentul context creat de pandemie nu pare ca se va schimba prea curand, companiile se vad in fata unei singure solutii: adaptarea. Din fericire, cu ajutorul instrumentelor de lucru de la distanta si a platformelor de automatizare, poti atat sa atenuezi impactul economic, cat si sa explorezi noi oportunitati.

In aceasta serie am vrea sa iti aratam cum un sistem de automatizare P2P (Purchase 2 Pay) eficient si de incredere, sustinut de managementul inregistrarilor si al contractelor, poate ajuta diferite tipuri de companii sa-si mentina veniturile.

Primul nostru articol este despre industria de retail, una dintre cele mai afectate de masurile de izolare si ai carei reprezentanti se confrunta acum cu o cerere instabila, stocuri greu de gestionat si cu o cantitate impovaratoare de documente de hartie.

Odata ce cumparatorii traditionali nu s-au mai inghesuit pe coridoarele supermarketurilor iar consumul s-ar indreptat spre online, industria de retail, de la hypermarketuri la magazine medii si mici, se confrunta cu pierderi sau cu o transformare rapida a lantului de aprovizionare.

De fapt, conform unui studiu publicat in luna martie de E-Commerce Europe, toate organizatiile participante au sustinut ca epidemia de Covid-19 le-a afectat afacerea, iar 65% dintre ele au spus ca se asteapta la o scadere vizibila a vanzarilor.

Motivul este simplu: spre deosebire de alte industrii al caror model de business le-a ajutat sa prospere in timp de criza (precum serviciile online) sau care au trebuit sa-si intrerupa brusc activitatea (precum HoReCa), industria de retail e intr-o pozitie neobisnuita.

Cererea pentru produsele ei a crescut exponential, in timp ce abilitatea de a satisface aceasta cerere a scazut, din cauza lipsei de personal, a proceselor manuale si a unei inabilitati de a-si folosi complet punctele fizice de vanzare.

Cu alte cuvinte, industria de retail s-a gasit brusc in fata unei piete in crestere ale carei cereri nu le poate satisface datorita unei puternice ancorari in procese invechite si schimburi de documente hartie. Ultimele, mai ales cand oficiile postale si curierii nu mai functioneaza in ritmul obisnuit, se dovedesc foarte dificil de gestionat, pe langa fapul ca sunt un pericol pentru sanatatea angajatilor tai.

Desi multi par sa creada ca lumea comertului online are un mare avantaj, acelasi studiu arata ca s-ar putea sa nu fie de fapt cazul. Intr-adevar, comertul online a explodat in unele tari, asa cum subliniaza si grupul McKinsey, iar 35% dintre intervievatii E-Commerce Europe sustin ca online-ul si offline-ul sunt acum intr-un conflict tacit.

Totusi, odata ce ajungi la problemele ambelor parti, vei observa cu usurinta ca ele sunt identice, pornind de la costurile de transport la probleme cu furnizorii si fie o lipsa, fie un exces de comenzi pentru anumite produse.

Deci, cum s-au schimbat obiceiurile de cumparare in timpul acestei crize si cum impacteaza ele retail-ul offline, online si producatorii?

1.Cererea a devenit imprevizibila, oamenii cumparand acum cantitati mari de bunuri esentiale, in timp ce bunurile perisabile au ramas in stoc. De fapt, conservele si produsele de bacanie (precum orezul, faina, pastele) au crescut in vanzari cu mai mult de 50%, in timp ce altele s-au prabusit efectiv. Asta afecteaza atat piata de retail, cat si micii si marii producatori, care nu-si pot reorienta productia peste noapte.

2.Managementul stocurilor a devenit o povara. In acest punct, nu toti furnizorii pot lucra la capacitate maxima desi, in acelasi timp, multiple produse zboara efectiv de pe rafturi. Fie ca esti un retailer online sau unul offline, a devenit din in ce mai greu sa prezici disponibilitatea unor produse. O promotie care ruleaza acum s-ar putea sa fie pentru un produs care deja nu mai exista in stoc.

3.Serviciile de curierat si livrare sunt supraaglomerate. Asta face ca livrarea unor bunuri esentiale sa fie prioritara si elimina aproape complet livrarea documentelor de hartie, o actiune care obisnuia sa ocupe mult din timpul livratorilor, inainte de criza.

4.Facturarea si managementul comenzilor, mai ales in format de hartie, prin telefon sau e-mail, sunt deseori intarziate. Asta inseamna ca la fel este si contabilitatea interna. Crearea manuala sau procesarea unei singure facturi poate dura intre 5 si 29 de zile (conform Billentis), dar cand furnizorii trimit zilnic sute de loturi noi de produse (sau cand magazinele le cer) procesele de control factura-furnizor sau order-to-cash sunt puternic incetinite. Mai mult, departamentul tau de contabilitate lucreaza probabil de la distanta si la capacitate redusa.

5.Lipsa de personal face procesele din back-office greu de gestionat. Astfel de procese pot parea irelevante in perioade de criza – din pacate, scaparea lor de sub supraveghere iti poate bloca intregul business, motiv pentru care multe companii incearca sa le externalizeze sau automatizeze. Din pacate, externalizarea proceselor contabile are la randul ei probleme in aceasta perioada: SSON estimeaza o scadere a productivitatii de 25-50%.

6.Reconciliera dificila si intarzierea unor plati complica foarte mult gestionarea bugetului. Acest lucru este strans legat de scaderea productivitatii in departamentul financiar-contabil si incapacitatea lui de a emite rapoarte, dar si de abilitatea de a plati la timp furnizorii in lipsa unor documente.

7.Ingrijorari legate de sanatatea personalului si clientilor te pot face sa-ti concentrezi toti angajatii esentiali pe relatia cu clientii, respectand recomandarile in vigoare. Acest lucru inseamna ca eliberarea angajatilor de sarcini neesentiale ar trebui sa fie o prioritate.

Deci, ce ar putea face retailer-ii online si offline pentru a-si creste productivitatea, fara a afecta siguranta angajatilor sau finantele pe termen lung?

Cand resursele interne sunt in cantitati limitate, automatizarea proceselor de business devine un aliat de nadejde. Si, cum multi dintre partenerii nostri vin din aceasta industrie, am vrea sa oferim cateva sfaturi si recomandari care te pot ajuta sa-ti gestionezi vanzarile in timp de criza.

1.Promoveaza Transformarea Digitala Eficienta. Transformarea digitala este de multi ani in prim-plan, insa multe companii se vad acum fortate sa o aplice. Din paate, multi retaileri si producatori isi creeaza doar pagini web sau le imbunatatesc pe cele existente. Desi e un pas in directia potrivita, el nu este suficient. Digitalizarea eficienta incepe cu procesele de la baza business-ului. Cat de util poate fi un website daca angajatii tai inca proceaseaza manual comenzile si facturile din spate sau folosesc servicii de livrare pentru ele?

2.Protejeaza lantul de aprovizionare prin folosirea automatizarii P2P si O2C. Pentru a putea face asta ai nevoie de agilitate. Daca inca te bazezi pe comenzi telefonice si procese ad-hoc, poti rata livrari. MTotusi

In order to do this you need agility. If you still rely on phone orders and ad-hoc processes, you are sure to miss customer deliveries. Un proces integrat de automatizare P2P, cu toti furnizorii, distribuitorii si transportatorii tai, se asigura ca datele ajung la persoana potrivita la momentul potrivit, iar tu poti livra o experienta potrivita de consumator. In plus, nici nu conteaza de unde lucreaza angajatii tai, deoarece aceste servicii sunt deseori oferite in cloud.

Pentru unul din clientii nostri, un retailer national care folosea solutia DocXchange, a fost usor sa ne asiguram ca toate comenzile ajung la timp: in fiecare zi, 1500 de furnizori isi primesc comenzile electronic, intr-un portal web sau direct intr-un ERP. De asemenea, retailer-ul este notificat de statusul comenzilor, daca furnizorul le-a confirmat sau daca a facut schimbari din lipsa de stocuri. Asta permite retailer-ului sa schimbe rapid furnizorul cu unul similar pentru a-si asigura cantitatile necesare de produse.

Desi automatizarea de acest tip este binevenita in orice scenariu, exista totusi diferente intre furnizori.

3.Gestioneaza stocul si preturile printr-un catalog electronic. Folosirea unei solutii de catalog electronic iti permite sa vezi ce produse sunt in stocul furnizorilor si cum variaza preturile lor. Mai mult, te poate ajuta sa accesezi promotii vitale si sa faci economii considerabile.

4. Automatizeaza procesele de achizitii prin eliminarea contractelor de hartie. Folosirea unei platforme de contract management care functioneaza in cloud si care este 100% digitala ar elibera nu doar departamentul de achizitii, dar si managerii de categorie si departamentul contabil de munca suplimentara. Pe langa asta, ar aduce imbunatatiri in productivitate, suficient de multe cat sa compenseze pentru scaderea normala pe care o simtim cu totii cant incercam sa jonglam atat cu sarcinile de la birou, cat si cu munca de acasa.

Pentru unul dintre clientii nostri, am implementat DxContract, o solutie care are peste 19 tipuri specifice de sabloane de contract si fluxuri de lucru asociate. Aceasta solutie micsoreaza timpul necesar pentru a genera un contract, a-l aproba si a-l semna, dar si pentru a urmari termenii contractuali si transformarea lor in tranzactii de business. De exemplu, poti vedea daca reducerile sunt corect aplicate in facturile legate de acel contract.

5.Elimina toate procesele manuale care nu sunt esentiale continuarii activitatii. Acesta ar fi pasul urmator dupa eliminarea hartiei. Folosind un program integrat de automatizare P2P nu ai elibera doar timpul necesar managementului hartiei, dar si pe cel necesar validarii documentelor si introducerii lor in ERP.

Cu DocXchange, toate procesele de control al facturii – fie ca sunt validare fiscala, validari ale regulilor de business, n-way matching sau fluxuri complexe de aprobare se intampla in maximum 5 secunde. Odata validate, datele sunt introduse direct in programul ERP ales de tine si in drum spre registrul general.

6.Foloseste arthivarea electronica si pistele de audit. Daca sa creezi si procesezi documente de hartie e greoi, sa le stochezi si manipulezi dupa este la fel de greu. Prin urmare, asigura-te ca ai documentele arhivate si stocate electronic, intr-o maniera conforma cu legislatia.

Folosirea solutiei noastre DxArchive iti ofera: o platforma bazata pe cloud, suficient de flexibila pentru a sustine clienti cu peste 40M de documente, dar si clienti mici, cu 50-100 de documente. De asemenea, odata ce ai informatia din documente accesibila oricand si din orice loc, manipularea informatiei poate fi la fel de eficienta cand lucrezi de-acasa.

7.Plateste-ti furnizorii la time cu ajutorul facturarii electronice. Facturarea electronica nu iti elibereaza doar angajatii de munca manuala, dar te si ajuta sa-ti platesti mai rapid furnizorii. Astfel, relatiile cu furnizorii vor fi imbunatatite atunci cand conteaza cel mai mult. In plus, o solutie eficienta ar trebui sa-ti ofere si optiuni de validare a facturii, accelerand procesul de plata. Studiile arata ca doar 45% din facturile pe hartie sunt platite la timp, pentru ca timpul lor de procesare si validare depaseste uneori data limita, in timp ce 95% din facturile electronice sunt platite la timp. Acest fapt imbunatateste semnificativ gestiunea bugetului si permite atat cumparatorilor, cat si furnizorilor, sa acceseze solutii de finantare a lantului de aprovizionare precum cele de factoring sau reverse factoring.

Folosind solutia noastra DocXchange, toti furnizorii au vizibilitate reala in statutul documentelor lor. Prin urmare, odata ce o factura a fost validata si confirmata de destinatar, pot trimite documentele direct spre banca, cerand finantare pe baza facturii. Nu va fi niciodata nevoie ca documentele sa ajunga fizic intr-o banca!

Per total, folosirea acestor tehnici de automatizare a proceselor de business iti va permite sa institui o politica de contact minim, unde lipsa hartiei si a proceselor manuale iti va proteja angajatii si bugetul. Mai mult, dand un astfel de exemplu, partenerii si furnizorii tai ti se vor alatura in curand.

DocProcess creeaza solutii de automatizare in cloud care ajuta companiile sa-si automatizeze procesele de business atat in interiorul propriei companii, cat si al retelei de parteneri (clienti, furnizori, institutii financiare). Solutia noastra – DocXchange – elimina povara hartiei si a proceselor manuale, oferind managerilor si angajatilor in acelasi timp control total asupra timpului si finantelor lor. Viziunea noastra este ca toate companiile, indifernet de marime, pot lucra impreuna 100% digital, fara hartie si in timp real.

Solutiile noastre complete de automatizare sunt in acest moment folosite in retail, industria auto, servicii profesionale, logistica, sanatate si utilitati de peste 3500 de clienti si peste 25 000 de utilizatori. Iata cateva dintre imbunatatirile aduse procesului de P2P pentru unul dintre clientii nostri.