Tranzitia de la munca remote la cea de la birou reprezinta o provocare in adevaratul sens al cuvantului atat pentru companii, cat si pentru angajati. Aceasta decizie nu este deloc una usor de luat, mai ales ca angajatii au opinii diferite in legatura cu acest subiect si totodata trebuie tinut cont si de faptul ca regulile impuse de pandemie trebuie respectate cu strictete in continuare, pe intreaga durata a starii de alerta, aspect ce nu trebuie sub nicio forma neglijat. Cu toate acestea, planurile de a reveni la birou sunt din ce in ce mai aproape de a fi puse in practica de o mare parte dintre companii, iar modul de lucru hibrid - in care angajatii isi petrec timpul lucrand atat de la birou, cat si de acasa, se pare ca ar fi cel mai agreat de catre majoritatea organizatiilor la acest moment.

Inainte de a pune in practica planul concret al revenirii angajatilor la birou, este bine sa cantariti avantajele si dezavantajele acestui proces, atat in raport cu angajatii, cat si in raport cu productivitatea companiei, si abia dupa aceea sa comunicati decizia luata catre angajati.

Pasi-cheie de urmat

Primul si poate cel mai important pas pe care trebuie sa-l faceti inainte de a lua decizia ca angajatii sa se intoarca la birou, este sa creati o strategie de comunicare. Nu este suficient sa anuntati pur si simplu prin intermediul unui e-mail ca din data X, angajatii trebuie sa se prezinte la birou. Trebuie mai intai sa luati pulsul angajatilor si sa aflati parerea lor despre ceea ce urmeaza sa se intample. Cel mai bun mod prin care puteti afla ce gandesc angajatii este prin efectuarea unui sondaj, din care sa rezulte in mod clar opinia acestora cu privire la revenirea la birou, precum si dorintele si nevoile lor si eventualele argumente pro si contra.

Pregatirea angajatilor si obtinerea unui feedback au rolul de a evita un potential soc in randul acestora, precum si aparitia unor tensiuni in interiorul companiei, lucruri care nu ar conduce decat la demotivare si scaderea productivitatii pe o perioada indelungata.

Dat fiind faptul ca revenirea la birou va reprezenta o schimbare majora pentru toti, acest lucru este indicat sa se intample treptat astfel incat angajatii sa nu se simta debusolati. De asemenea, asigurati-va ca vocea fiecarui angajat se poate face auzita, in sensul ca oricine este binevenit sa adreseze echipei manageriale intrebari sau sa-si impartaseasca preocuparile in legatura cu revenirea la birou.

Urmatorul aspect de care trebuie sa tineti cont atunci cand creati planul de revenire la birou este legat de siguranta si sanatatea oamenilor, astfel incat sa fie luate masurile necesare pentru a crea un mediu cat mai sigur.

Pregatirea birourilor

Este foarte important sa luati toate masurile de siguranta, in ceea ce priveste sanatatea angajatilor, atunci cand acestia revin la birou. Setul de masuri trebuie insa comunicat angajatilor inainte de a veni fizic la birou si asta pentru a se obisnui macar la nivel mental cu regulile si procedurile pe care trebuie sa le respecte odata intorsi la locul de munca.

In primul rand, tuturor angajatiilor care revin la birou le va fi masurata temperatura la intrarea in cladire. Purtarea mastii, in interiorul cladirii, atat in spatiile comune, precum si in interiorul biroului, reprezinta, de asemenea, o regula de la care nu se poate abate nimeni, nici macar cei vaccinati. Tot la intrarea in cladire, dar si in birouri, trebuie sa existe puncte de dezinfectare astfel incat toti angajatii sa aiba posibilitatea sa-si igienizeze mainile inainte de a intra in contact cu suprafetele sau obiectele din birou. Pentru ca toate aceste reguli esentiale sa fie respectate cu strictete, este bine sa existe afise informative care sa le reaminteasca angajatilor de aceste lucruri.

De asemenea, in zonele in care angajatii se aduna in numar mai mare, cum ar fi spatiile comune precum bucataria sau zonele de relaxare in aer liber, este indicat sa fie afisate marcaje cu scurte instructiuni care sa le reaminteasca acestora de mentinerea distantarii sociale, dar si de dezinfectarea locului unde iau masa.

O alta masura care trebuie luata pentru limitarea riscului de imbolnavire este recalcularea capacitatii salilor de sedinte astfel incat sa fie respectata distantarea sociala intre angajati in timpul meetingurilor si marcarea corespunzatoare a noilor reguli.

Tinerea unei evidente privind numarul angajatilor care vin zilnic la birou

Pentru o lunga perioada de timp de acum incolo, preocuparea pricipala a angajatorilor va fi pastrarea unei stari de sanatate bune a angajatilor. Trebuie deci ca in fiecare zi sa fie tinuta o evidenta a tuturor oamenilor care vin la birou astfel incat sa nu existe un risc ridicat de imbolnavire, si ce metoda mai buna de a face acest lucru decat cu ajutorul unei aplicatii, care odata folosita elimina riscul ca un numar prea mare de angajati sa fie prezenti la birou in aceeasi zi. Concret, aplicatia PandemSafe ofera posibilitatea de rezervare a locurilor din spatiile de lucru, birouri si sali de sedinte, astfel incat sa fie respectate normele de distantare sociala, rezervare care poate fi facuta fie de angajat, fie de managerul de department, de HR sau de alta persoana responsabila cu organizarea, din cadrul companiei. Tot prin intermediul acestei aplicatii, managerii au acces in timp real la date referitoare la numarul de angajati existenti intr-o anumita zi la birou, precum si la asezarea acestora pe spatii de lucru. In acest fel, angajatorul este sigur ca respecta legislatia privind numarul de angajati care este permis, la acest moment, intr-un birou.

Dupa aproape un an si jumatate de lucru de acasa, in care au avut parte de un program de munca flexibil, precum si de un echilibru intre viata personala si cea profesionala, multi dintre angajati privesc cu scepticism intoarcerea la birou. Din aceasta cauza, angajatorii trebuie sa gestioneze cu mare grija acesta tranzitie si sa se asigure ca aceasta revenire la normalitate nu va fi coplesitoare pentru angajati. La momentul de fata, solutia salvatoare pare sa fie un mixt intre munca remote, cat si de la birou, care ar putea constitui un punct de mijloc intre ceea ce isi doresc angajatii si companiile.

- Program flexibil

Motivul principal pentru care angajatii doresc sa continue sa lucreze remote este legat de flexibilitatea programului de lucru, care are un rol important in imbunatatirea echilibrului dintre viata profesionala si cea privata. Astfel, angajatorii trebuie sa ia in considerare posibilitatea de a permite angajatilor sa lucreze in continuare de acasa, cateva zile pe saptamana dar si sa dea dovada de flexibilitate in ceea ce priveste ora inceperii programului de munca.

- Motivarea angajatilor

Retinerea angajatilor va depinde foarte mult de capacitatea de a-i mentine motivati si implicati prin oferirerea sansei de a se implica in proiecte noi si in echipe de lucru, odata cu intoarcerea la birou.

Pe langa provocarile legate de gestionarea timpului post-pandemie, vor exista odata cu revenirea la birou si o serie de provocari care au legatura cu starea mentala si de spirit a angajatului, care trebuie sa se adapteze noului normal.

Unii angajati se pot teme de imbolnavire odata cu intoarcerea la birou, in timp ce pentru altii interactiunea sociala, dupa un an si jumatate de work from home, poate reprezenta o adevarata povara. In acelasi timp, exista si o alta categorie de angajati pentru care reintoarcerea la birou inseamna reconectarea cu echipa si un bun prilej de socializare. Indiferent de caz, managerii si oamenii de HR trebuie sa se preocupe in mod constant de starea de spirit si de moralul angajatilor prin implementarea de programe de wellbeing, care sa reduca stresul emotional, provocat de vremurile actuale.

Din nou, pot fi organizate o serie de sondaje si focus grupuri pentru a evalua starea angajatilor si pentru a afla informatii pretioase care vor ajuta la luarea deciziilor in interiorul organizatiei.

Managerii de departamente trebuie sa-si aloce timp sa poarte discutii unu la unu cu angajatii proaspat intorsi la birou pentru a evalua astfel starea mentala/emotionala dar si motivatia si implicarea fiecaruia.

Astfel de discutii individuale pot reprezenta cheia spre o comunicare reala, bidirectionala, care poate conduce spre o crestere a angajamentului angajatilor, spre o sporire a productivitatii si a loialitatii, valori care pot transforma criza COVID-19 intr-o oportunitate pentru companie.

De asemenea, este bine ca fiecare manager sa imbratiseze noi moduri de lucru si de leadership la locul de munca si sa actioneze rapid si decisiv in adoptarea de noi strategii, precum si de modalitati inovative de colaborare si comunicare pentru viitor.

Ca si concluzie generala, cu toata grija acordata angajatilor, este benefic totusi sa existe un echilibru intre ceea ce isi doresc atat angajatorii cat si angajatii, mai ales ca mai multe de studii realizate de mari organizatii precum Microsoft sau grupul Adecco au aratat ca revenirea partiala la birou nu este un moft al angajatorului, ci mai degraba o necesitate dictata de nevoia de interactiune, de conectare si de socializare a oamenilor.