Managementul stocurilor reprezinta o activitate complexa din perspectiva operationala si depinde de numeroase aspecte precum specificul activitatii, gradul de perisabilitate a produselor sau reglementarile legale aplicabile modului de comercializare. In plus, agentii economici trebuie sa stie care sunt aspectele fiscale de luat in calcul atunci cand gestioneaza stocurile pe care le detin si ce reguli si restrictii se aplica din perspectiva deductibilitatii cheltuielilor. Nu in ultimul rand, trebuie sa tina cont de noutatile aduse de raportarea SAF-T in aceasta zona.

In cazul in care produsele aflate pe stoc sunt in conditii optime pentru a fi vandute, aspectele sunt clare. Insa, in contextul economic actual, si mai ales in conditiile pandemiei, exista multe situatii in care bunurile se degradeaza calitativ, expira, sunt perisabile si se distrug (din diverse motive) inainte de comercializare. In astfel de cazuri, regulile fiscale si criteriile care se aplica pentru a sustine deductibilitatea pierderilor sunt diferite.

In primul rand, agentii economici trebuie sa determine natura acelor pierderi – de exemplu, nu toate bunurile degradate pot fi tratate drept perisabilitati si incadrate in limitele deductibile prevazute de legislatia specifica. Perisabilitati sunt doar acele pierderi cauzate de procesele naturale (uscare, evaporare, fermentare). Pierderile cauzate de erori umane nu sunt perisabilitati – in cazul acestora, companiile trebuie sa poata face dovada distrugerii lor, fie prin mijloace proprii, fie prin predarea produselor distruse catre unitati specializate pentru a sustine deductibilitatea pierderilor.

Pentru celelalte lipsuri din inventar, care nu intra in categoriile mentionate anterior, trebuie sa analizeze daca stocurile respective erau asigurate sau costurile inregistrate cu aceste pierderi pot fi imputate, conform prevederilor contractuale, unei terte parti (de exemplu, firma de paza a magazinului/depozitului, transportatorului etc.). In caz contrar, aceste pierderi sunt, in general, nedeductibile din punct de vedere fiscal, iar impozitul pe profit aferent va reprezenta un cost suplimentar pentru companie.

Pentru producatori, obligatiile documentare sunt, de asemenea, foarte importante. Reteta pentru fabricarea unui bun nu este acelasi lucru cu norma tehnologica, iar in baza legii, pentru deducerea pierderilor tehnologice, este necesar si acest document.

Informatiile mentionate mai sus si miscarile stocurilor sunt importante pentru ca vor putea fi solicitate de autoritati, incepand cu data de 1 ianuarie 2022 (pentru marii contribuabili si ulterior si pentru ceilalti), prin intermediul modulului dedicat stocurilor din cadrul raportarii SAF-T („Standard Audit File for Tax Purposes”).

Desi raportarea modulului de stocuri nu se va face periodic, ci la cererea autoritatilor fiscale, volumul de informatii solicitate este considerabil si va reprezenta o provocare pentru contribuabili.

Astfel, la cererea ANAF, companiile vor fi obligate sa transmita un raport cu privire la stocuri (in format electronic), care va contine informatii precum: depozitul unde sunt pastrate marfurile, codul si tipul produselor, proprietarul lor (relevant mai ales pentru produsele aflate in custodie), pretul, cantitatea si valoarea. De asemenea, autoritatile solicita si raportarea unor informatii detaliate privind miscarile de stocuri (nu doar intrari/iesiri, dar si ce fel de iesiri - de exemplu: consum, plus/minus la inventar, bunuri acordate gratuit, bunuri degradate, bunuri expirate).

O parte dintre aceste informatii se pot raporta in forma in care ele exista la nivelul companiei, insa, pentru altele, autoritatile au dezvoltat nomenclatoare si codificari standard pe care contribuabilii vor fi obligati sa le foloseasca in raportari.

Aceasta procedura reprezinta o noutate absoluta, avand in vedere ca astfel de cerinte nu au existat in trecut, informatiile despre stocuri fiind verificate de catre inspectorii fiscali in cadrul controalelor derulate la sediul contribuabililor.

Astfel, prin intermediul raportarii SAF-T, autoritatile vor putea corela mai rapid informatiile primite si vor putea realiza o prima verificare a riscului in ceea ce priveste deductibilitatea diverselor tipuri de pierderi, prezentate mai sus. Din aceste considerente, gestionarea adecvata a stocurilor, documentarea corespunzatoare si transmiterea informatiilor catre autoritati in formatul solicitat devin actiuni tot mai importante si mai relevante pentru companii.