Multe companii romanesti ar putea obtine beneficii mari din utilizarea corecta a datelor in afaceri. Prin utilizarea eficienta a datelor, o companie este capabila sa eficientizeze procesul de realizare a unui produs si punerea acestuia in mainile clientului. Rolul managerului este analizarea datelor si incorporarea lor in strategia de afaceri.

Fiecare companie genereaza cantitati importante de date. Mai mult, managerii au acum acces la informatii detaliate despre industria in care activeaza, despre competitorii lor si despre contextul economic local si global. De modul in care aceste informatii sunt structurate, selectate, raportate, analizate si folosite pentru luarea deciziilor tine evolutia pozitiva a afacerilor. Multe companii au acum sisteme complexe de ERP (enterprise resource planning) care faciliteaza acest proces.

Criteriile pe care le folosesc pentru selectarea informatiilor prezentate in rapoartele pe care le pot genera sunt adeseori urmatoarele: financiar-contabile, de management, de vanzari, de resurse umane, de achizitii, de productie, de logistica, etc. Practic aceste criterii se suprapun pe functiunile companiei si ofera rapoarte simple sau complexe cu informatii sistematizate pentru managementul resurselor si luarea deciziilor.

Alegem informatia relevanta dintr-un noian de informatii ce par importante la prima evaluare prin aplicarea principiilor din analiza datelor. Sunt patru categorii mari in care putem include informatiile dintr-un business: informatii strategice, de management, operationale, financiar-contabile si de investitii. Toate aceste categorii sunt apoi structurate in functie de mai multe criterii, insa cele mai importante aspecte sunt urmatoarele:

Avem nevoie de informatii de baza sub forma de tablou de bord al afacerii (de ex. vanzari, marja, profit, rulaje, cheltuieli, bugete vs. realizat, etc)

Pentru urmatorul palier de detaliere avem nevoie de un set coerent de rapoarte functionale si de management pentru partea operationala a afacerii

Sunt necesare analize de business, mai ales analiza diagnostic si analiza predictiva

Pana sa avem o stiinta a datelor (data science) aceste criterii erau stabilite de conducere pe baza unor elemente foarte practice si anume: informatii care trebuie colectate, stocate, raportate sistematic (lunar de cele mai multe ori) in conformitate cu prevederile legii (aici avem informatiile contabile, fiscale, despre angajati, etc.) si informatii care ajuta la buna gestionare a afacerii.

Odata cu prevederile din GDPR si cu avansul digitalizarii in toate tipurile de companii, gestionarea datelor detinute de un business trebuie sa treaca urmatorul nivel. Acest nivel superior vine si cu cerinte mult mai stricte, dar si cu oportunitati de monitorizare, sistematizare si utilizare predictiva a datelor.

Se spune ca in management ceea ce nu masori nu poti sa gestionezi. Ei bine, acum mai mult ca oricand afacerile si managerii pot beneficia de tot aportul informatiilor la cresterea afacerilor. Cea mai buna informatie este informatia corecta (care are 100% acuratete) si primita la timp (chiar si in timp real). Daca ne asiguram ca avem informatii 100% corecte, care se pot vizualiza usor de pe dispozitive mobile, iar actualizarea este realizata la intervale mici de timp (1-3 ore), atunci claritatea in business creste.

Dincolo de acest proces analiza datelor este un proces de inspectie, curatare, transformare si modelare a datelor cu scopul de a descoperi informatii utile, de a da concluzii relevante si de a sprijini luarea deciziilor. Atunci cand cele doua procese functioneaza impreuna avem informatii de calitate in timp real si analize structurate pentru a vedea tendintele din industrie, sector, companie.

Din pacate in multe companii managerul nu are acest aport. De cele mai multe ori in companii se fac excelurile si ppt-urile pe care le cere seful, sau care sunt cerute in sedinte. Fie ca se perpetueaza cutume de acum 5, 10 ani ca ”asa se face la noi”, fie ca se actioneaza reactiv, la solicitarea altcuiva ”de la conta” sau ”de la centru”, de cele mai multe ori managerii se limiteaza la acest rol minimal.

Exista putine companii din cele active in Romania care au o cultura a datelor si care au sistemele si mentalitatea necesara pentru a extrage beneficii maxime din informatiile pe care le au, implicand in acest proces managerii. Asadar, ca o estimare personala, nu cred ca sunt mai mult de 10% dintre companii care sa aiba o cultura organizationala a datelor puternica si sa faca managerii responsabili si pro-activ implicati in optimizarea impactului informatiilor pe care le detine asupra business-ului pe care il coordoneaza.