Monitorizarea în timp real a prețurilor de transfer, cunoscută ca „Operational Transfer Pricing” (OTP), permite identificarea și corectarea în timp real a abaterilor față de marjele de profit stabilite și scutește companiile de surprize neplăcute la finalul anului sau în cazul controalelor autorităților fiscale.
Multe companii pregătesc dosarul prețurilor de transfer o dată pe an pentru a respecta cerințele legale sau doar când acesta li se solicită în inspecții fiscale, dar acest lucru nu mai este suficient. Autoritățile fiscale au acces la tot mai multe informații, le analizează în detaliu și verifică dacă politicile de prețuri de transfer descrise în dosar se regăsesc și în tranzacțiile reale înregistrate în sistemele de raportare ale companiei (ERP).
În același timp, grupurile multinaționale au nevoie de predictibilitate și control asupra marjelor de profit pe întreg lanțul de activitate, pentru a gestiona mai bine ajustările de la final de an. Acest lucru devine și mai important în contextul regulilor privind impozitul minim (Pilonul 2).
Ce este și cum funcționează Operational Transfer Pricing
În acest context a apărut „Operational Transfer Pricing” (OTP). Pe scurt, OTP înseamnă integrarea politicilor de prețuri de transfer în procesele operaționale și financiare de zi cu zi. Tranzacțiile între entitățile aceluiași grup sunt monitorizate în timp real sau cel puțin periodic, iar ajustările de prețuri de transfer se fac pe parcursul anului, nu doar la final. Rezultatul este o imagine clară și constant actualizată a profitabilității entităților din grup, mai puține surprize la sfârșit de an și un risc fiscal mai redus.
OTP reprezintă o schimbare de mentalitate. În loc ca societatea să verifice după închiderea anului dacă marjele de profit sunt în intervalul de comparabilitate, aceste marje pot fi urmărite lunar sau chiar mai des, iar abaterile pot fi corectate imediat. Astfel, compania trece de la un proces static, verificat o dată pe an, la un proces dinamic și continuu. Se trece de la calcule manuale în Excel la procese automatizate și de la o conformare post-factum la un control activ, în timp real.
Beneficiile sunt ușor de înțeles: eficiență operațională mai mare, reducerea riscului fiscal și eliminarea ajustărilor costisitoare de la final de an. În plus, OTP oferă transparență pentru management și directori financiari și transformă prețurile de transfer dintr-o simplă obligație legală într-un instrument real de guvernanță financiară.
Cum pot să implementeze companiile OTP, pas cu pas
Implementarea OTP începe cu revizuirea politicii de prețuri de transfer și „traducerea” ei în parametri operaționali. Asta înseamnă stabilirea marjelor țintă și a intervalelor de comparabilitate acceptabile, precum și identificarea entităților și tranzacțiilor care trebuie monitorizate. Este esențială corelarea politicii de prețuri de transfer cu informațiile existente în sistemele companiei (de exemplu, conturi contabile, centre de cost, centre de profit sau informații din alte aplicații necesare pentru cheile de alocare). Fără această mapare, nu pot fi extrase date corecte și complete.
Următorul pas este colectarea și verificarea datelor. OTP se bazează pe informații corecte, iar aici apar de obicei cele mai multe dificultăți. Compania trebuie să se asigure că toate tranzacțiile, inclusiv cele intra-grup, sunt înregistrate corect, că baza de cost este completă și că elementele excepționale sunt eliminate. Un proces de curățare a datelor devine obligatoriu pentru a evita erorile care ar putea distorsiona marjele și rezultatele analizei. În funcție de modul în care este făcută maparea, pot fi implementate controale interne suplimentare, astfel încât elementele incluse în analiză să fie complete și alocările să fie făcute în mod consecvent.
Apoi urmează monitorizarea periodică, de obicei lunară sau trimestrială, dar poate fi și mai frecventă. În această etapă, marjele sunt calculate și comparate cu intervalul de comparabilitate. Dacă apar abateri, acestea sunt corectate proactiv prin ajustări interne înainte de închiderea lunii. Documentarea acestor ajustări este importantă, pentru că ele vor fi incluse ulterior în dosarul prețurilor de transfer.
La sfârșitul anului se poate face o regularizare finală, dacă este necesar, însă aceasta ar trebui să fie minimă dacă monitorizarea s-a făcut constant. Companiile pot pregăti un raport consolidat care arată alinierea dintre politica de prețuri de transfer și datele reale din sistemele lor. Acest raport reprezintă un argument solid în fața autorităților fiscale, în caz de control.
Platformele automatizate ușurează gestionarea OTP
Teoretic, procesul OTP poate fi gestionat manual, însă acest lucru consumă mult timp și este predispus la erori. De aceea, tot mai multe companii folosesc platforme dedicate pentru OTP, care automatizează extragerea datelor, calculele și raportarea. Astfel de soluții includ, de regulă, funcționalități de curățare a datelor, simulare de scenarii și dashboard-uri interactive. Acestea oferă vizibilitate și control, reduc timpul necesar pentru procesarea operațiunilor legate de prețurile de transfer și diminuează riscurile asociate proceselor manuale. În plus, generează rapoarte pregătite pentru a fi prezentate echipei de inspecție fiscală, ceea ce scade presiunea în cazul unui control.
Pentru a măsura eficiența OTP, companiile pot urmări anumiți indicatori de performanță. Printre aceștia se numără marja efectivă comparată cu intervalul țintă, monitorizată lunar, numărul de ajustări proactive, care arată gradul de control al riscului, timpul necesar pentru procesarea operațiunilor de prețuri de transfer și nivelul de automatizare a procesului.
OTP ar trebui să devină o parte integrată a procesului de închidere financiară. În practică, acest lucru înseamnă includerea unei liste de verificare pentru prețurile de transfer, configurarea unor alerte automate când marjele ies din intervalele acceptate și pregătirea unui raport consolidat pentru management. În felul acesta, prețurile de transfer nu mai sunt un exercițiu separat, ci devin un element stabil al guvernanței financiare.
De ce să acționați acum
În ultimii ani, experiența din inspecțiile fiscale a arătat că autoritățile cer sau au acces la date financiare tot mai detaliate. OTP oferă companiilor control, predictibilitate și o reducere semnificativă a riscului de ajustări fiscale impuse în cadrul controalelor. Din acest motiv, OTP nu mai este doar un avantaj opțional, ci o necesitate pentru companiile care vor să rămână competitive și conforme.
Un proces OTP bine integrat înseamnă control asupra marjelor, un risc fiscal redus și eliminarea surprizelor la sfârșit de an. Într-un mediu în care autoritățile se concentrează tot mai mult pe date și pe consistența acestora, acum este momentul ca societățile să treacă de la „dosar TP” la „monitorizarea TP în timp real” și să transforme conformarea într-un instrument strategic pentru business.
***
Autoare: Livia Teodoru - Director - Transfer Pricing la PWC România și Anastasia Dereveanchina - Director, Transfer Pricing Services at PwC Romania with expertise in International Taxation.
