2024 se prefigureaza a fi plin de provocari pentru mediul de afaceri romanesc, odata cu obligatia impusa tuturor companiilor de a implementa sistemul electronic de transmitere si raportare a facturilor, pe scurt e-Factura.

 

Un instrument pentru digitalizarea facturarii, care reprezinta, totodata, si o masura de prevenire si combatere a evaziunii fiscale, initiata de Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF). 

 

e-Factura implica generarea unui fisier XML ce contine informatiile din factura, transmis la ANAF prin intermediul contului SPV. Acest sistem permite monitorizarea in timp real a facturilor emise intre operatorii economici, asigurand colectarea corecta a TVA-ului si a altor taxe si impozite.

Din 1 ianuarie 2024, obligativitatea e-Factura se extinde la toate facturile emise intre firmele romanesti.

Alinierea companiilor la noua realitate fiscala va implica, pe de o parte, tranzitia catre o metoda de facturare electronica pentru toate acele companii care acum emit facturi din diverse sisteme disparate, iar, pe de alta parte, gestionarea mult mai structurata a operatiunilor contabile.

Pentru a naviga cu succes in acest peisaj fiscal complex, Profluo, compania romaneasca specializata in automatizarea operatiunilor financiar-contabile, a identificat mai multe provocari cu care se pot confrunta anumite categorii de companii si propune o serie de solutii pentru a le gestiona eficient.

 

Aceste companii emit lunar mii de facturi, iar in anumite domenii, precum retailul, fluxul de documente fiscale poate ajunge la zeci si sute de mii in fiecare luna. Toate aceste organizatii au nevoie de o integrare mai profunda cu e-Factura, intrucat operatiunile lor sunt complexe si scalabile. 

Companiile mari necesita validari comerciale si analize suplimentare ale campurilor non-standard ale e-Factura. Mai mult, activitatea lor depaseste cerintele standard de validare ANAF, solicitand functionalitati avansate si personalizate pentru gestionarea eficienta a facturilor.

In plus, aceste companii au solutii ERP centralizate, pentru care conformarea la sistemul e-Factura nu reprezinta o prioritate inalta.

Cum pot solutiona aceste provocari? 

“Companiile mari din retail, banking, telecom, asigurari sau leasing folosesc deja platforme ERP/contabile personalizate si au nevoie de o solutie rapida si completa de integrare cu e-Factura. O solutie inteligenta de automatizare va pune accent pe adaptarea eficienta a sistemelor existente la cerintele si standardele impuse de e-Factura, asigurand o tranzitie fluida, cu resurse umane si financiare mai reduse”, explica Bogdan Nafornita, CEO Profluo.

 

Chiar daca nu au operatiuni la fel de complexe ca entitatile Enterprise, companiile medii vor fi si ele nevoite sa navigheze in anul 2024 fara confuzie, in contextul obligativitatii e-Factura. Aceasta categorie de companii se confrunta cu principala provocare de a gestiona multiple canale de primire a facturilor, iar reconcilierea diferentelor si rotunjirile devin aspecte critice pentru a evita confuziile in gestionarea documentelor fiscale.

Adoptarea digitalizarii si utilizarea solutiilor software pentru automatizarea operatiunilor de contabilitate primara nu doar ca va permite companiilor sa gestioneze obligativitatea e-Factura cu un impact minim asupra activitatii lor, dar le va si propulsa spre viitor, oferindu-le un inceput de automatizare contabila semnificativ cu ajutorul e-Factura.

 

Firmele de contabilitate care actioneaza ca reprezentanti fiscali pentru companii nerezidente se confrunta si ele cu obligatia emiterii de e-facturi. Obligativitatea de trecere la e-Factura devine pentru aceste companii o oportunitate. Ele vor avea posibilitatea de a taxa suplimentar clientii pentru eforturile implicate in implementarea de e-facturi, in contextul lipsei de facilitati in sistemele globale ale acestora. Totusi, chiar si in cazul lor, digitalizarea unui procent semnificativ din operatiuni, prin solutii de automatizare a contabilitatii primare, devine esentiala.

"Prin accelerarea procesarii si introducerii facturilor in ERP de pana la 6 ori mai rapid, Profluo nu doar ca reduce costurile, dar elibereaza personalul de sarcinile repetitive. Cu abilitatea de a prelua facturi din diverse surse, inclusiv e-mail, scanare, cloud sau introducere manuala, platforma ofera functionalitati avansate de colaborare pe documente, inclusiv partajare, delegare si recombinare”, mentioneaza Bogdan Nafornita.