Contextul pandemic a contribuit suplimentar la accelerarea transformarii digitale in mediul de afaceri, aspect care a presupus crearea unei infrastructuri IT care sa permita integrarea diverselor solutii de software pe care companiile le adopta, menite sa amplifice planurile lor strategice. Transformarea digitala este realitatea de astazi care presupune alocarea unor bugete de investiti in acest sens si colaborarea cu experti care sa ajute in procesul de implementare.

Insa, cum se vede transformarea digitala din punct de vedere financiar - contabil? Ce capitalizam si ce inregistram ca si cheltuiala in contabilitate? Aceasta este o decizie care afecteaza atat rezultatul operational, baza de impozitare calculata pentru determinarea impozitului pe profit, cat si alti indicatori economici ai societatii.

Avand in vedere interesul crescut asupra digitalizarii, este oportuna reamintirea principiile care stau la baza inregistrarii acestor tipuri de tranzactii, respectiv a contractelor de tip SaaS (software as a service), din prisma Standardelor Internationale de Raportare Financiara. Aceste principii pot fi folosite si in sprijinul determinarii inregistrarilor contabile conform Ordinul ministrului finantelor 1802/2014.

Caracteristicile modelelor de furnizare a software-urilor: traditional si de tip cloud

Modelul traditional presupune achizitia de solutii de tip hardware, aplicatii si licente software. Acestea sunt protejare de firewall-ul (paravanul de protectie) propriu, societatea, obtinand controlul asupra IP-ului (Internet Protocol). Pe de alta parte, modelul de tip cloud implica drepturi de acces numai pentru aplicatia software, solutiile de tehnologie fiind protejate de firewall-ul furnizorului de servicii de tip cloud, acesta pastrand si controlul asupra IP-ului.

 

Specific acestor tipuri de contracte este ca societatea contracteaza in substanta servicii si nu intentioneaza achizitia sau leasingul de active software. Acest lucru se datoreaza faptului ca, intr-un mediu bazat pe servicii de tip cloud, contractul SaaS ofera, in general, dreptul de a primi acces la software-ul aplicatiei furnizorului de servicii cloud, mai degraba decat o licenta prin IP, adica controlul asupra codului software.

Comitetul pentru Interpretari Internationale de Raportare Financiara („IFRIC”) a observat ca dreptul de a accesa software-ul furnizorului care ruleaza pe infrastructura cloud a acestuia nu ofera, in sine, societatii dreptul de a lua decizii cu privire la modul si scopul in care este utilizat software-ul. Mai mult decat atat, societatea nu are dreptul de a obtine beneficiile economice viitoare din software-ul in sine si de a restrictiona accesul altora la aceste beneficii.

Un contract care transmite clientului doar dreptul de a primi acces la aplicatia software nu este nici un contract de inchiriere de software, nici un activ software necorporal, ci mai degraba un serviciu pe care societatea il primeste pe durata contractului.

Cu toate acestea, o situatie in care ar putea exista o imobilizare necorporala pentru o licenta software intr-un aranjament bazat pe servicii de tip cloud este cand, la inceputul aranjamentului, clientul are dreptul contractual de a intra in posesia software-ului fara costuri semnificative si este fezabil pentru companie sa ruleze software-ul pe propriul hardware sau sa incheie un contract cu o alta parte, independenta de furnizorul serviciilor de tip cloud, pentru a gazdui software-ul achizitionat.

 

IFRIC a analizat in mod specific modul in care o entitate ar trebui sa ia in considerare costurile de configurare si personalizare suportate in implementarea acestor aranjamente de servicii (SaaS) si a concluzionat ca aceste costuri ar trebui inregistrate in cadrul cheltuielilor in contabilitate, cu exceptia cazului in care sunt indeplinite criteriile pentru recunoasterea unui activ separat.

Se considera ca o companie primeste un bun software la data inceperii contractului daca contractul contine un contract de leasing software sau compania obtine altfel controlul software-ului la data inceperii contractului.

Intr-un acord pentru servicii de tip SaaS, in care furnizorul controleaza aplicatia software la care are acces compania, natura si rezultatul configuratiei sau personalizarii efectuate stau la baza evaluarii daca configurarea sau personalizarea software-ului are ca rezultat o imobilizare necorporala. De multe ori, compania nu poate recunoaste o imobilizare necorporala, deoarece nu controleaza software-ul, iar acele activitati de configurare sau personalizare a software-ului nu creeaza o resursa controlata de societate, separata de software-ul de tip cloud in sine.

Daca compania nu poate recunoaste o imobilizare necorporala in legatura cu configurarea sau personalizarea software-ului aplicatiei, aceasta recunoaste costurile ca o cheltuiala atunci cand primeste serviciile de configurare sau personalizare in conformitate cu contractul intre furnizor si societate.

Insa, exista situatii cand aceste configurari se pot capitaliza, in functie de rolul acestora si locul in care sunt facute. Unele societati aleg sa-si pastreze o parte din software conform modelului traditional, protejate de propriul firewall, pentru a opera in combinatie cu noile aplicatii software din cloud. Aceste aranjamente pot avea ca rezultat modificarea software-ului existent sau dezvoltarea unui nou software local pentru a crea functionalitati suplimentare pentru entitate si pentru a permite software-ului existent local sa se conecteze cu aplicatiile software bazate pe servicii de tip cloud, adesea denumite module de tip bridge sau interfete de programare a aplicatiilor (API). Pentru a determina daca societatea trebuie sa recunoasca codul suplimentar ca imobilizare necorporala, entitatea evalueaza daca codul suplimentar indeplineste definitia unei imobilizari necorporale si criteriile de recunoastere din Standardul International de Raportare Financiar 38 Imobilizari necorporale.

O imobilizare necorporala este un activ non-monetar identificabil (definit ca resursa controlata de o entitate) care nu are substanta fizica, ofera puterea de a obtine in viitor beneficii economice, permite restrictionarea accesului altor persoane la aceste beneficii si masurarea costului activului cu acuratete.

 

Fiecare aranjament SaaS este unic. Analiza si determinarea tratamentului contabil adecvat al contractului, precum si costurile de personalizare suportate pentru punerea in aplicare a acestuia, necesita o analiza semnificativa si adesea o intelegerea profunda a anumitor aspecte tehnice ale configuratiei IT. In general, departamentul financiar nu va putea lua aceasta decizie fara a colabora cu alte departamentele din interiorul companiei, precum departamentul IT, pentru a se asigura ca toate informatiile sunt luate in considerare.

O entitate trebuie sa dezvolte si sa aplice, in mod consecvent, o politica contabila adecvata pentru costurile de configurare si personalizare suportate in implementarea acordurilor SaaS si sa fie in masura sa explice rationamentele facute in aplicarea politicii sale contabile.

Privind in viitor, este importanta dezvoltarea unui cadru practic pentru a sprijini societatea in planificarea viitoarelor aranjamente pentru serviciile de tip cloud si aplicarea consecventa a politicii sale contabile.