Costurile cu personalul rămân printre primele categorii analizate de companii atunci când trebuie să scadă rapid cheltuielile. În general, aproximativ 8 din 10 companii, potrivit experienței TPC Concept din ultimii ani, se uită mai întâi la costurile cu personalul, înainte să analizeze unde pierde, de fapt, bani businessul. Economia obținută rapid prin reducerea costurilor cu personalul poate fi însă erodată în următoarele 6-12 luni de efectele asupra vânzărilor, profitabilității sau nivelului de serviciu.
În funcție de industrie, cheltuielile cu personalul pot ajunge de la 10% până la peste 30% din cifra de afaceri, motiv pentru care costurile cu personalul intră rapid în analiză atunci când managementul dorește să facă economii. Din experiența TPC Concept, măsurile de reducere a costurilor cu personalul apar cu precădere în industriile în care presiunea asupra marjelor și costurilor este ridicată, precum producția, retailul și distribuția, construcțiile, automotive și serviciile.
Acestea pot însemna înghețarea recrutărilor, neînlocuirea plecărilor, limitarea creșterilor salariale sau, în situații mai dificile, reducerea numărului de angajați.
Însă reducerea acestora nu mai poate funcționa ca o "plasă de salvare" atunci când problema companiei nu este nivelul salariilor, ci modul în care sunt folosite resursele.
Dacă businessul pierde bani din procese ineficiente, tranzacții neprofitabile sau activități care nu produc suficientă valoare, reducerea fondului salarial reduce temporar cheltuielile, dar lasă sursa pierderilor neatinsă. În plus, poate slăbi exact capacitatea de care compania are nevoie pentru a-și reveni: oamenii, productivitatea, relația cu clienții și vânzările.
"O reducere de 20% a fondului salarial se vede imediat în costuri. Dar, dacă rămân aceleași procese, aceleași tranzacții neprofitabile și aceeași muncă inutilă, cauza problemei nu este rezolvată. Economia obținută astăzi poate fi erodată în următoarele șase luni sau într-un an de blocaje operaționale, echipe suprasolicitate, pierderea oamenilor-cheie și scăderea calității serviciilor. De aici, efectele se pot transfera direct în business: clienți pierduți, vânzări mai mici, oportunități ratate și presiune asupra cifrei de afaceri și profitabilității", explică Sorin Spiridon, fondator TPC Concept.
TPC Concept observă însă și o schimbare de abordare în rândul unor companii. Înainte să intervină asupra costurilor cu personalul sau a numărului de angajați, acestea au început să identifice mai întâi cheltuielile, procesele și activitățile care afectează profitabilitatea fără să aducă suficientă valoare businessului.
De ce "plasa de salvare" poate crea alte probleme
Atunci când volumul de muncă și modul de lucru rămân neschimbate, reducerea costurilor cu personalul poate transfera problema în alte zone ale companiei. TPC Concept identifică frecvent 5-7 efecte care se pot manifesta în următoarele 6-12 luni:
● reducerea capacității operaționale, prin întârzieri, blocaje și un volum mai mic de activitate gestionat;
● suprasolicitarea echipelor, cu efect asupra performanței și stabilității acestora;
● pierderea oamenilor-cheie și a know-how-ului, dificil și costisitor de înlocuit;
● scăderea calității serviciilor, care poate duce la pierderea unor clienți;
● scăderea vânzărilor, prin reducerea resurselor disponibile pentru dezvoltarea comercială;
● costuri ulterioare de recrutare și pregătire, dacă businessul ajunge ulterior să refacă echipele;
● reducerea capacității de creștere, prin ratarea unor clienți, proiecte sau oportunități.
Aceste efecte pot diminua sau chiar anula economia obținută inițial și se pot reflecta ulterior în cifra de afaceri și profitabilitatea companiei.
Înainte de oameni trebuie analizate tranzacțiile
Companiile știu cât îi costă oamenii, dar de multe ori știu mai puțin cât le costă munca din spatele fiecărei tranzacții.
O comandă de 500 de lei și una de 5.000 de lei pot presupune aproape aceleași operațiuni - procesare, picking, livrare, facturare și urmărirea încasării. În cazul comenzilor mici, aceste cheltuieli pot consuma o mare parte din marjă sau chiar transforma vânzarea într-una neprofitabilă.
"Înainte să reducem din numărul de angajați, trebuie să vedem unde pierdem, de fapt, bani. Cifra de afaceri sau marja unui client, privite separat, nu arată dacă relația este profitabilă. Trebuie analizate numărul și valoarea tranzacțiilor, costul de servire și volumul de muncă pe care îl presupun. Dacă renunțăm la oameni, dar păstrăm un model comercial ineficient, ineficiența rămâne", spune Călin Spiridon, Managing Partner TPC Concept.
Ce pot face companiile înainte să reducă costurile cu personalul
TPC Concept recomandă ca, înainte de reducerea costurilor cu personalul, companiile să identifice zonele în care businessul pierde bani sau consumă disproporționat resurse și să intervină mai întâi asupra acestor surse:
● identificarea tranzacțiilor care consumă disproporționat de resurse în raport cu valoarea generată;
● identificarea clienților cu valoare mică pe tranzacție și efort ridicat de servire;
● identificarea produselor și tranzacțiilor în care costurile de procesare consumă disproporționat din marjă;
● creșterea valorii medii a comenzilor, inclusiv prin consolidarea acestora;
● simplificarea proceselor interne și eliminarea activităților și aprobărilor inutile;
● renunțarea controlată la tranzacțiile neprofitabile, atunci când acestea nu pot fi optimizate;
● redirecționarea oamenilor către activități care generează venituri, clienți cu potențial și noi segmente de piață.
Capacitatea eliberată prin eliminarea muncii inutile poate fi folosită pentru dezvoltarea businessului, în loc să fie transformată automat în reduceri de personal.
Reducerea fondului salarial poate oferi o gură de aer pe termen scurt, dar nu elimină cauzele pierderilor atunci când acestea provin din procese ineficiente și tranzacții neprofitabile.
Soluția este identificarea și eliminarea sursei pierderilor înainte de reducerea resurselor de care compania are nevoie pentru a vinde și a crește.
***
TPC Concept este o firmă de consultanță în transformare strategică, cu peste 18 ani de experiență în lucrul direct cu CEO și echipe de top management. Combină metodologii internaționale cu framework-uri originale TPC, validate în peste 50 de proiecte complexe, oferind rigoare analitică și soluții aplicabile.
Portofoliul său include peste 35 de companii mari și IMM-uri, multe dintre ele în parteneriate de peste 10 ani. De-a lungul timpului, TPC Concept a colaborat cu organizații de top precum AD AutoTotal, FAN Courier, Telekom, Kraft Foods, KFC, Gealan, Carrefour, Cora, Farmexim și Eneria CAT, livrând transformări strategice cu impact real.
TPC Concept este fondată de Sorin Spiridon, consultant de business cu o experiență bogată de peste 20 de ani în poziții de Top și Middle Management, completată de peste 18 ani de experiență în rol de Consultant și Consilier în Management.
Sorin Spiridon a deținut o poziție managerială la una dintre cele mai importante companii de consultanță din România, Ensight Management Consulting, cu care a colaborat peste 10 ani. Înainte de a-și începe cariera în consultanța în domeniul managementului, Sorin a ocupat poziția de Președinte de Vânzări în cadrul grupului de firme RTC Holding, cea mai mare companie cu capital integral românesc din acea perioadă. Din această poziție, el a avut responsabilitatea de a atinge un Buget de Vânzări în valoare de 200 de milioane de euro. De asemenea, a coordonat activitățile a 12 Directori Naționali de Vânzări și peste 200 de Reprezentanți de Vânzări.
Sorin Spiridon este consultant acreditat CMC și autorul a două metodologii înregistrate la ORDA, referitoare la Matricea Distribuției Articole - Clienți și Creșterea Vânzărilor și a Marjei Procentuale în 4 Pași. În plus, a dezvoltat și implementat o metodologie internă inovativă de diagnosticare, care permite companiilor să identifice oportunități de creștere a vânzărilor și marjei, precum și de reducere a costurilor.
